Ассоциация Русский Свет ускорила процесс обработки первичных документов с помощью LegalDoc

«Русский Свет» — один из крупнейших российских дистрибьюторов, который объединяет и координирует деятельность компаний, занимающих лидирующие места на рынке услуг по комплексным поставкам кабельно-проводниковой продукции, щитового, низковольтного и высоковольтного оборудования, светотехники, электротехники, комплектующих для России и СНГ. География охвата насчитывает более 8 000 населенных пунктов. В списке продукции более 850 000 наименований изделий, которые поставляются более 80 000 покупателям. Конечно, такой большой ассортимент требует максимальной автоматизации всех процессов работы.

Как для фирмы-дистрибьютора, для Русского Света критична скорость обработки первичных документов, которая напрямую влияет на качество обслуживания клиентов и партнеров, а следовательно, формирует имидж организации.

«Мы считаем, что автоматизированные системы могут и дают большой вклад в улучшение клиентского опыта, — рассказывает Денис Пургин, директор по ИТ ассоциации «Русский Свет». — Наши клиенты распределены по всей России и обмен документами первичного учета в бумажном виде существенно затормаживал наш процесс работы. Это было неудобно для наших партнеров и требовало постоянных и существенных затрат времени наших сотрудников».

Для снижения временных и финансовых издержек, ассоциация приняла решение перевести работу с документами первичного учета в электронный вид и автоматизировать обработку этих документов. По словам Дениса Пургина, для ассоциации было важно решить поставленную задачу быстро и с минимальными усилиями. Поэтому было принято решение использовать готовый продукт.

Большое количество контрагентов потребовало возможности одновременной работы с несколькими операторами юридически значимого ЭДО и поддержки всех типов и форматов первичных документов.

«Мы выбрали LegalDoc, потому что он сразу давал возможность работы с ведущими операторами ЭДО, а также имел возможность автоматического ответа на требования ИФНС», — рассказывает об определении системы Денис Пургин.

Автоматизацию начали со входящего документооборота: получения входящих от контрагентов УПД (универсальный передаточный документ), сделали возможность поиска документов по грузополучателю, настроили механизм распределения документов на ответственных сотрудников, а также реализовали автосоздание кредиторских счетов-фактур из входящего документа.

В LegalDoc реализованы процессы электронного документооборота с контрагентами через четырех операторов: Контур.Диадок, СБИС, Такском, Сфера.Курьер. Благодаря интеграции сотрудники предприятия могут работать непосредственно в Oracle e-Business Suite, вне зависимости от того, через какого оператора отправляется или получается документ.

LegalDoc позволяет принимать от ИФНС требования о предоставлении документов в части встречных и камеральных проверок, автоматически готовить на них ответ и отправлять в соответствии с требованиями законодательства. Автоматизированные процессы по входящим документам существенно ускорили обработку первичных документов, т.к. сейчас документ приходит в электронном виде, автоматически распознается и загружается в Oracle e-Business Suite.  

Исходящие документы автоматически создаются и проходят необходимое согласование прямо в LegalDoc. Все документы являются юридически-значимыми и соответствуют всем требованиям и приказам Минфина РФ.

«Хочу отметить высочайший профессионализм команды Русского Света, все задачи по интеграции LegalDoc в учетную систему были выполнены в кратчайшие сроки», — делится впечатлениями от работы над проектом Антон Беренцев, исполнительный директор ГК EleWise, Директор LegalDoc.

О компании:

Русский Свет — товарно-распределительная сеть, которая связывает производителей и потребителей электротехнической продукции. Ассоциация предоставляет широчайший выбор оборудования для электроснабжения и освещения производства, офисов, домов, улиц. В составе Ассоциации Русский Свет 128 филиалов и региональных представительств в 157 городах России, Белоруссии, Украины и Казахстана работают.

EleWise — российский разработчик программного обеспечения. Компания более 15 лет создает уникальные программные решения, которые обеспечивают эффективность крупнейших компаний России и всего мира. Одно из ключевых направлений – специализированные решения на базе Oracle e-Business Suite.