AsiaCredit Bank повысил качество обработки документов

В AsiaCredit Bank (Республика Казахстан) завершен проект внедрения новой системы электронного документооборота – СЭД Naumen DMS. Возможности полнофункционального решения ведущего российского вендора, Naumen, обеспечивают оперативную работу с документами, оптимизируя затраты и улучшая бизнес-процессы территориально распределенного банка.

В настоящее время СЭД Naumen DMS запущена в промышленную эксплуатацию. К комплексной информационной системе подключены все структурные подразделения и филиалы AsiaCredit Bank, расположенные в 10 городах Казахстана. Около 600 сотрудников банка работают в единой автоматизированной среде, используя удобные инструменты новой системы.

Переход на российское решение Naumen DMS был обусловлен ограниченными возможностями прежней устаревшей системы – Lotus Notes, не отвечающей современным требованиям, а также, высокой совокупной стоимостью владения (TCO) данной системой. Активно развивающемуся территориально распределенному банку требовалось более мощное прогрессивное решение, способное обеспечить централизованное управление бизнес-процессами и оптимизировать документооборот на уровне всей филиальной структуры банка.

«Для замены морально устаревшей и дорогой в обслуживании системы западного поставщика мы выбрали российское решение Naumen DMS. Наряду с оптимальной стоимостью обслуживания и быстрой окупаемостью новая система полностью обеспечивает необходимую нам функциональность, в том числе, позволяет работать из веб-интерфейса, что в старой системе было невозможно, – отмечает Александр Бухтияров, IT-директор AsiaCredit Bank. – Кроме того, ранее у нас была автоматизирована ИТ-служба на базе продукта Naumen, который отлично себя зарекомендовал и успешно нами используется. Поэтому выбор нами был сделан на основе доверия к российской компании и ее качественным разработкам».

В рамках проекта, состоявшего из трех этапов, специалисты Naumen выполнили комплекс работ с учетом актуальных потребностей заказчика, начиная с обследования текущей ситуации, реализации необходимых доработок продукта, настройки и адаптации бизнес-процессов до запуска системы в эксплуатацию и обучению ключевых пользователей (сотрудников банка).

Для переноса данных из Lotus Notes в новую систему был доработан модуль импорта информации. Помимо этого, в части синхронизации организационно-штатной структуры была реализована интеграция платформы Naumen DMS с веб-сервисами системы «1С» и службой каталогов Active Directory. Успешное выполнение этой задачи обеспечено за счет гибких интеграционных возможностей продукта Naumen, позволяющего применять разные варианты интеграций и легко встраиваться в существующую инфраструктуру.

В настоящее время на базе нового решения обеспечивается качественное управление процессами делопроизводства банка, в том числе, осуществляется оперативная обработка входящих, исходящих и служебных документов, а также, внутренних нормативных документов, приказов и распоряжений. Процесс документооборота в целом строго регламентирован. Повысилась скорость согласования документов. За счет возможности коллективной работы с документами в единой автоматизированной среде теперь легко отслеживать маршрут движения документа и его статус: на каком этапе обработки находится тот или иной документ, кто является исполнителем и какие резолюции были вынесены по документу.

С помощью конструктора отчетов, имеющегося в составе системы, топ-менеджмент банка получает разные виды отчетов, включая сводные отчеты по входящим и исходящим задачам, отчеты по эффективности сотрудников, по контролю исполнения документов. Анализ получаемых данных позволяет принимать своевременно управленческие решения и повышать исполнительскую дисциплину. В системе также настроена возможность создания различных печатных форм, в том числе, служебной записки и листа разногласий.

За счет полнофункциональной СЭД Naumen DMS значительно сократилось время, затрачиваемое специалистами банка на поиск необходимых документов. Ускорилось движение документов между филиалами банка, существенно повысилась исполнительская дисциплина, достигнута в целом максимальная прозрачность и эффективность управления процессами делопроизводства, а также, важными бизнес-процессами банка.

«Специфика процессов делопроизводства в банке требует особого подхода к выбору и внедрению СЭД с точки зрения обеспечения безопасности, доступности, а также, возможностей развития в части автоматизации бизнес-процессов. От эффективности работы системы документооборота напрямую зависит эффективность работы банка, его конкурентоспособность, – говорит Анна Кузнецова, руководитель департамента систем управления бизнес-процессами и документами, Naumen. – Опираясь на свой опыт, мы реализовали все задачи по проекту, предоставив заказчику надежный и масштабируемый инструмент, отвечающий актуальным потребностям современного банка».